Evenementenvergunning

Sterk Westerkwartier en het CDA hebben op 31 oktober 2024 schriftelijke vragen gesteld over risico-regelreflex en de verzwaring vergunningaanvraag evenementen in het Westerkwartier. In de toelichting op de vragen geeft u het volgende aan:

Risico-regelreflex: Het overreageren op risico’s wordt risico-regelreflex genoemd. Dit kan onder andere leiden tot dure maatregelen die nauwelijks effect hebben. Ze kunnen bovendien onbedoelde bijwerkingen hebben, zoals het beperken van de keuzevrijheid en extra bureaucratie voor inwoners en ondernemers. Maatregelen kunnen zijn: nieuwe regelgeving, hogere normen, meer toezicht of extra voorzieningen.

Voordat er wordt ingegaan op de beantwoording van de vragen, geven wij graag een korte toelichting op de (proces)veranderingen bij evenementen in onze gemeente
In het verleden werden aanvragen vaak te laat en onvolledig ingediend. Spelregels voor het indienen van een aanvraag waren niet duidelijk. En daarmee dus ook niet waarop een aanvraag werd getoetst. Informatie op de website ontbrak. Ook werd er regelmatig te laat advies gevraagd bij hulpdiensten of een besluit genomen op een aanvraag. Oftewel genoeg redenen om de werkwijze goed te evalueren.

Het organiseren van evenementen is een dynamisch proces, waarbij veel verschillende belangen
en factoren een rol spelen.

Hierbij gaat het om een zorgvuldige belangenafweging. Een afweging waarbij het zoeken is naar een balans tussen ruimte bieden voor evenementen en het algemeen belang, waaronder de veiligheid van inwoners. De factoren die een rol spelen bij evenementen zijn:

• de veiligheid van bezoekers/deelnemers;
• de omgevingsimpact;
• mogelijke overlast;
• risico’s;
• wet- en regelgeving;
• samenwerking met hulpdiensten;
• verantwoordelijkheid;
• aansprakelijkheid;
• financiële en organisatorische aspecten;
• etc.

Het organiseren van een evenement brengt risico’s voor de openbare orde en veiligheid met zich mee. Ook kan het hinder voor de omgeving veroorzaken. Het is daarom belangrijk dat organisatoren laten zien hoe zij hun evenement organiseren. En welke maatregelen zij nemen in de voorbereiding en tijdens de uitvoering van het evenement. Zowel voor de grote en de kleine evenementen gelden regels en zijn de genoemde factoren van toepassing.

1. Is het gewenst om in het Westerkwartier het evenementenbeleid –nog- verder aan te scherpen?
Door de procesoptimalisatie die dit jaar is ingezet, is de werkwijze voor het aanvragen en beoordelen van evenementen aangepast. Er is onder meer een nieuw format ontwikkeld voor draaiboeken en veiligheidsplannen. Dit betekent dat bepaalde onderdelen van de huidige evenementen- en geluidsnota niet meer volledig aansluiten op de vernieuwde werkwijze. Er is echter geen intentie om het beleid inhoudelijk verder aan te scherpen. Wel zal het evenementenbeleid een update nodig hebben om beter aan te sluiten op de
geoptimaliseerde processen en nieuwe formats.

2. Hoe zorgt het college ervoor dat de –ervaren- lastendruk rond vergunningenaanvragen van inwoners en bedrijfsleven niet toeneemt en geen papieren tijger is dan wel wordt?
We leggen de vereisten voor een vergunningsaanvraag niet zomaar neer bij de organisatoren. We voelen juist een verantwoordelijkheid om hen hierbij te helpen. Daar helpt een servicepakket in. Dit servicepakket bestaat uit verschillende documenten, namelijk:

• Format voor een draaiboek inclusief veiligheidsplan
• Bijlage hierbij is de uitleg en tips bij het format
  • Bijlage hierbij is het schema welke gegevens bij welke activiteit nodig zijn
  • Factsheets van de Veiligheidsregio Groningen (zowel brandweer als GHOR)
• Factsheet Evenementenvergunning van de gemeente
• Factsheet Ontheffing artikel 35 Alcoholwet van de gemeente
• Factsheet Evenementenkalender van de gemeente
• Factsheet Melding klein evenement van de gemeente

Organisatoren krijgen sowieso 1 keer per jaar het gehele servicepakket toegestuurd. Daarnaast krijgen nieuwe organisatoren dit bij een aanvraag. Op de website (onder Evenement organiseren) staat het Servicepakket. Het servicepakket is uitvoerig
besproken tijdens de 6 bijeenkomsten die dit jaar zijn georganiseerd voor alle organisatoren. Daar hebben ongeveer 100 organisatoren aan deelgenomen.

Daarnaast verwachten wij vanaf volgend jaar dat de ervaren lastendruk afneemt, omdat veel organisatoren hun draaiboeken met minimale aanpassingen opnieuw kunnen gebruiken, mits het evenement hetzelfde blijft.

3. Kunnen wij extra aangescherpt evenementenbeleid in 2025 verwachten en zo ja hoe wordt dit gecommuniceerd met de raad, inwoners en bedrijfsleven?
Zie het antwoord op vraag 1. Er is momenteel geen intentie om het evenementenbeleid verder aan te scherpen.

4. Klopt het dat organisaties als Stichting Streekproductenmarkt Nienoord te Leek tegen steeds meer regels aanlopen bij hun vergunningenaanvraag en hoe denkt u deze ondervonden bureaucratie te doen afnemen/laten verdwijnen?
Wij herkennen niet dat de Stichting Streekproductenmarkt Nienoord in Leek met extra regels te maken heeft gekregen. De stichting heeft een evenementenvergunning ontvangen voor de aangevraagde data, met uitzondering van 7 juni 2025. Omdat deze datum samenvalt met de Pinksterfeesten, behandelen wij deze datum via een aparte melding, zodat we alle plannen rondom de Pinksterfeesten gelijktijdig kunnen beoordelen en mogelijke knelpunten kunnen voorkomen. Voor de Stichting betekent dit dat er geen nieuwe aanvraag nodig is, geen aanvullende documenten ingediend hoeven te worden, en er geen leges verschuldigd zijn. Dit is inmiddels ook met de Stichting besproken.